Vraaggericht werken

Vraaggericht werken gaat ook aan overheidsinstellingen niet voorbij. Van overheden wordt steeds meer verwacht dat zij als flexibele dienstverlener klaar staan voor de belanghebbenden. Deze omvorming is niet eenvoudig vanwege de complexe processen  en de organisatiecultuur.

Relatiemanagement en overheid

Hoe kan vraaggericht werken daadwerkelijk vorm krijgen? Allereerst moet de ‘klant’ centraal staan. De vraag van de belanghebbende moet op een eenvoudige en snelle wijze beantwoord worden. Bijvoorbeeld als het gaat om de levering van producten en diensten van de overheid zoals vergunningen, adviezen en informatieproducten. Als de overheid op een interactieve wijze communiceert met de belanghebbenden zal het proces op een positieve wijze worden beïnvloed.

Relatiemanagement binnen de overheid wordt ingezet voor het beheren en bewaken van een aantal belangrijke processen:

• Opbouw centrale relatiedatabase
• Marketingcommunicatie
• Dossieropbouw en archivering
• Contractbeheer

Door middel van CRM en Business Intelligence oplossingen is The Implementation Group in staat om haar klanten in de overheid op een efficiënte wijze vraaggerichter te laten werken.

Centralisatie van gegevens

Overheidsinstellingen kenmerken zich door veel administratieve processen. Iedere afdeling en dienst heeft haar eigen procedures en processen met de daarbij behorende registratiesystemen. Eilandautomatisering komt veelvuldig voor bij overheidsinstellingen.

Koppeling en integratie

In het kader van efficiëntie en kostenbesparingen is het belangrijk om het aantal handelingen te minimaliseren. Met de inzet van ICT kunnen processen efficiënter verlopen. Iedere afdeling of dienst communiceert zowel intern als extern. Extern richting stakeholders zoals leveranciers, bedrijven, verenigingen, scholen etc. en intern tussen de verschillende afdelingen en diensten. Koppelingen en integraties tussen verschillende systemen maken de processen efficiënter.

Bij verschillende klanten hebben wij een integraties gerealiseerd tussen het de systemen om dubbele handelingen te voorkomen. Bijvoorbeeld intergraties met back-office systemen en een Document Management Systemen (DMS) zoals: SAP, Exact, Oracle, Corsa, DocsOpen, SmartDocuments, Decos etc.

Kennisportaal - Kennis centraliseren

Bij overheidsinstanties werken professionals met expertise op het eigen vakgebied. Door kennis centraal beschikbaar te maken en deze afdelings- en dienstoverschrijdend te delen is het rendement van deze kennis hoger en wordt de continuïteit beter gewaarborgd.

Voorbeelden van kennisdeling zijn:

• Documentatie / Documenten
• FAQ
• Projecten / evenementen
• Contactgegevens

The Implementation Group helpt organisaties bij het portaal vraagstuk. Onze expertise is het transparant en beschikbaar maken (ontsluiten) van de aanwezige kennis en informatie.

Publieke informatie

Doordat overheden veel zaken registreren hebben zij ook veel gegevens in huis. Een deel van deze gegevens wordt in rapporten of verslagen gepresenteerd aan de belanghebbenden. Sommige overzichten en rapporten komen periodiek terug zoals het jaarverslag, begrotingrapport en onderzoeksrapporten.

Externe vraag

Officieel is publieke informatie vrij toegankelijk en voor iedereen beschikbaar. De praktijk laat zien dat overheidsinstanties van allerlei belanghebbenden vragen krijgen om bepaalde informatie aan te leveren. Medewerkers zijn dan veel tijd kwijt aan het genereren van specifieke rapportage en analyses voor enkele instanties die periodiek met dezelfde vraag terugkomen.

Online oplossing

The Implementation Group heeft voor enkele opdrachtgevers een dashboard met rapportage en analysefunctionaliteit ontwikkeld waarin gegevens staan over een bepaald publiek domein. Belanghebbenden kunnen via het internet, eventueel middels autorisatie, zelf door de gegevens klikken om te analyseren en hun eigen vragen te beantwoorden. De statische informatie wordt nu dynamisch en nieuwe gegevens kunnen eenvoudig toegevoegd worden aan de dataset die zich in de oplossing bevindt. Overheidsinstellingen hebben substantiële efficiëntieslagen gemaakt door deze oplossing.

Kostenreductie

Overheidsinstellingen zien de komende jaren hun budget inkrimpen. Mede door de recessie zullen bezuinigingen moeten worden doorgevoerd. Door efficiënter te werken kunnen kosten worden gereduceerd zonder dat de uitvoering van de (publieke) taken in het gedrang komt. Door processen transparant te maken kunnen de mogelijke kostenbesparingen in kaart worden gebracht.

Efficiënter werken

De kostenreductie kan op verschillende manieren vorm krijgen, bijvoorbeeld door investeringen uit te stellen. Deze maatregelen zullen met name op korte termijn effect hebben. Cruciaal is echter dat een duurzamere oplossing wordt gevonden die op lange termijn effect heeft. Eén van die oplossingen is het efficiënter werken. Door slimme planningen en goede taakverdelingen kan een overheidsinstelling efficiënter worden.

Inzicht

Kostenefficiëntie kan alleen worden bereikt door “op het juiste moment, de juiste dingen te doen”.

The Implementation Group biedt oplossingen zoals rapportages, analyses en dashboards om bovenstaande prestatie-indicatoren te kunnen monitoren.